2.1 Définition des Objectifs
La première étape d'un audit documentaire consiste à définir clairement ses objectifs. Cette étape est cruciale car elle oriente toute la démarche d'audit.
2.1.1 Questions à se Poser
Checklist de définition des objectifs
- Quel est le contexte de l'audit ? (obligation réglementaire, projet de réorganisation, etc.)
- Quels sont les enjeux principaux ? (conformité, optimisation, valorisation)
- Quel est le périmètre à auditer ? (fonds complet, partie spécifique, période donnée)
- Quels sont les résultats attendus ? (inventaire, diagnostic, plan d'action)
- Qui sont les destinataires du rapport d'audit ?
- Quel est le budget et le délai disponibles ?
2.1.2 Types d'Objectifs
| Type d'objectif | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Conformité | Vérifier le respect des normes et réglementations | Audit de conformité aux obligations légales de conservation |
| Optimisation | Améliorer l'organisation et l'efficacité | Réorganisation du classement pour faciliter la recherche |
| Valorisation | Mettre en valeur le patrimoine documentaire | Identification de documents à valeur historique |
| Risque | Identifier et gérer les risques | Évaluation des risques de perte ou de détérioration |
| Inventaire | Établir un état des lieux complet | Réalisation d'un inventaire exhaustif du fonds |
2.2 Constitution de l'Équipe
La réussite d'un audit dépend en grande partie de la qualité de l'équipe mise en place.
2.2.1 Compétences Requises
- Archivistique : Connaissance des principes et méthodes archivistiques
- Technique : Maîtrise des outils et techniques d'inventaire
- Analytique : Capacité d'analyse et de synthèse
- Communication : Aptitude à rédiger et présenter des résultats
- Organisation : Capacité de planification et de gestion de projet
2.2.2 Composition Idéale de l'Équipe
Équipe minimale
- Chef de projet : 1 personne (archiviste expérimenté)
- Archivistes auditeurs : 2-3 personnes selon le volume
- Expert technique : 1 personne (si nécessaire pour conservation/numérisation)
2.2.3 Rôles et Responsabilités
| Rôle | Responsabilités principales |
|---|---|
| Chef de projet |
|
| Archiviste auditeur |
|
| Expert technique |
|
2.3 Planification
Une planification rigoureuse est essentielle pour mener l'audit dans les délais et le budget prévus.
2.3.1 Phases de l'Audit
-
Phase préparatoire (10-15% du temps total)
Définition des objectifs, constitution de l'équipe, préparation des outils
-
Phase d'inventaire (30-40% du temps total)
Recensement exhaustif des documents, création de l'inventaire
-
Phase d'analyse (25-30% du temps total)
Évaluation qualitative, identification des problèmes, analyse des lacunes
-
Phase de synthèse (15-20% du temps total)
Rédaction du rapport, formulation des recommandations, préparation de la présentation
-
Phase de suivi (5-10% du temps total)
Présentation des résultats, validation, suivi de la mise en œuvre
2.3.2 Estimation du Temps
L'estimation du temps nécessaire dépend de plusieurs facteurs :
| Facteur | Impact sur le temps |
|---|---|
| Volume de documents | Base de calcul : 50-100 dossiers/jour/personne |
| État d'organisation | Fonds organisé : -30% | Fonds désorganisé : +50% |
| Complexité du fonds | Fonds simple : -20% | Fonds complexe : +40% |
| Niveau de détail requis | Inventaire sommaire : -40% | Inventaire détaillé : +60% |
Exemple de calcul
Fonds de 5 000 dossiers, état moyen, inventaire détaillé
Temps de base : 5 000 ÷ 75 = 67 jours/personne
Ajustement : 67 × 1.2 (complexité) × 1.3 (détail) = 105 jours/personne
Équipe de 2 personnes : 53 jours ouvrés (≈ 2,5 mois)
2.4 Collecte des Informations Préliminaires
Avant de commencer l'audit sur le terrain, il est essentiel de rassembler toutes les informations disponibles sur le fonds.
2.4.1 Documents à Collecter
Checklist de collecte d'informations
- Inventaires existants (même partiels ou obsolètes)
- Plans de classement antérieurs
- Règles de conservation et tableaux de gestion
- Historique du fonds et de son organisation
- Documentation sur le producteur (organigramme, missions, etc.)
- Rapports d'audits précédents (le cas échéant)
- Contrats et conventions de dépôt
- Réglementations applicables
- Plans et schémas des locaux de stockage
2.4.2 Entretiens Préliminaires
Organiser des entretiens avec les personnes clés :
- Responsable du fonds : Contexte, historique, organisation
- Personnel de gestion : Procédures, pratiques, problèmes rencontrés
- Utilisateurs : Besoins, difficultés d'accès, attentes
- Direction : Objectifs stratégiques, contraintes, priorités
2.4.3 Visite des Locaux
Effectuer une visite préalable des locaux de conservation pour :
- Évaluer les conditions de stockage
- Identifier les espaces et leur organisation
- Repérer les problèmes évidents (humidité, éclairage, sécurité)
- Estimer les volumes et l'espace disponible
- Prendre des photos pour documentation
2.5 Préparation des Outils
La préparation des outils de travail est cruciale pour garantir l'efficacité et la cohérence de l'audit.
2.5.1 Outils d'Inventaire
Outils essentiels
- Grilles d'inventaire : Modèles de fiches standardisées
- Base de données ou tableur : Pour l'enregistrement des données
- Appareil photo : Pour documenter l'état des documents
- Matériel de mesure : Mètres, balances pour quantifier
- Étiquettes et marqueurs : Pour l'identification temporaire
- Matériel de protection : Gants, masques si nécessaire
2.5.2 Grilles d'Évaluation
Préparer des grilles d'évaluation standardisées pour :
- L'état de conservation des documents
- La valeur archivistique
- La conformité aux normes
- L'organisation et le classement
- Les conditions de stockage
2.5.3 Outils Numériques
Utiliser des outils numériques adaptés :
- Logiciel de gestion d'archives : Pour l'inventaire structuré
- Tableur : Pour les inventaires simples ou les statistiques
- Base de données : Pour les fonds complexes
- Outils de cartographie : Pour visualiser l'organisation spatiale
- Outils de collaboration : Pour le travail d'équipe
2.6 Définition de la Méthodologie
Choisir et documenter la méthodologie qui sera utilisée pour l'audit.
2.6.1 Méthode d'Échantillonnage
Pour les grands fonds, définir la méthode d'échantillonnage :
- Échantillonnage aléatoire simple : Sélection au hasard
- Échantillonnage stratifié : Par période, type, producteur
- Échantillonnage systématique : Tous les n documents
- Échantillonnage par grappes : Par boîte, rayon, série
2.6.2 Niveau de Détail
Définir le niveau de détail de l'inventaire :
| Niveau | Description | Utilisation |
|---|---|---|
| Sommaire | Description globale du fonds | Première approche, grands volumes |
| Moyen | Description par série ou sous-série | Audit standard |
| Détaillé | Description au niveau du dossier | Fonds importants, valorisation |
| Très détaillé | Description au niveau du document | Documents exceptionnels, numérisation |
2.6.3 Critères d'Évaluation
Définir les critères qui seront utilisés pour évaluer le fonds :
- Critères quantitatifs (volume, nombre, métrage linéaire)
- Critères qualitatifs (pertinence, valeur, authenticité)
- Critères organisationnels (classement, indexation, accessibilité)
- Critères de conservation (état physique, conditions de stockage)
- Critères réglementaires (conformité, délais de conservation)
2.7 Validation du Plan d'Audit
Avant de commencer, le plan d'audit doit être validé par toutes les parties prenantes.
2.7.1 Contenu du Plan d'Audit
Éléments du plan d'audit
- Objectifs et périmètre
- Méthodologie choisie
- Composition de l'équipe
- Planning détaillé avec jalons
- Budget et ressources
- Livrables attendus
- Modalités de communication
- Risques identifiés et parades
2.7.2 Validation
Le plan doit être validé par :
- La direction de l'organisation
- Le responsable du fonds
- Le chef de projet audit
- Les financeurs (si externes)