4.1 Principes de l'Inventaire
L'inventaire est la base de tout audit documentaire. Il consiste à recenser, identifier et décrire tous les documents du fonds de manière systématique.
4.1.1 Objectifs de l'Inventaire
- Recenser exhaustivement tous les documents
- Identifier chaque unité documentaire
- Décrire le contenu et les caractéristiques
- Localiser physiquement chaque élément
- Établir une base de données exploitable
4.1.2 Niveaux d'Inventaire
L'inventaire peut être réalisé à différents niveaux selon les besoins :
| Niveau | Unité décrite | Détail |
|---|---|---|
| Fonds | Ensemble du fonds | Description globale |
| Série | Groupe de documents liés | Description par série |
| Sous-série | Subdivision de série | Description par sous-série |
| Dossier | Ensemble de documents sur un sujet | Description détaillée |
| Pièce | Document individuel | Description très détaillée |
4.2 Identification des Documents
L'identification est la première étape de l'inventaire. Elle permet de distinguer et de localiser chaque élément.
4.2.1 Éléments d'Identification
Informations à recueillir
- Producteur : Qui a créé le document ?
- Dates : Période couverte (dates extrêmes)
- Type : Nature du document (courrier, rapport, dossier, etc.)
- Cote : Référence archivistique
- Localisation : Où se trouve physiquement ?
- Support : Papier, numérique, microfilm, etc.
- Volume : Nombre de pièces, métrage linéaire
4.2.2 Système de Cotation
Établir un système de cotation cohérent et logique :
Exemple de système de cotation
Format : [FONDS]/[SÉRIE]/[SOUS-SÉRIE]/[DOSSIER]
Exemple : AD/01/02/003
- AD : Archives Départementales
- 01 : Série 1 (Administration)
- 02 : Sous-série 2 (Personnel)
- 003 : Dossier n°3
4.2.3 Marquage et Étiquetage
Marquer temporairement les éléments pour faciliter le travail :
- Utiliser des étiquettes temporaires (non adhésives si possible)
- Numéroter de manière séquentielle
- Documenter le système de marquage
- Retirer les marquages temporaires après inventaire
4.3 Description des Documents
La description permet de comprendre le contenu et les caractéristiques de chaque élément.
4.3.1 Éléments de Description
Selon la norme ISAD(G), la description comprend :
| Zone | Contenu | Exemple |
|---|---|---|
| Identité | Cote, titre, dates | AD/01/02/003 - Dossiers de personnel 1980-1990 |
| Contexte | Producteur, histoire | Service du personnel de la Direction générale |
| Contenu et structure | Description du contenu | Contrats, évaluations, dossiers administratifs |
| Conditions d'accès | Restrictions, délais | Libre accès après 50 ans |
| Sources complémentaires | Liens avec autres fonds | Voir aussi série AD/02 (Finances) |
4.3.2 Rédaction des Descriptions
Principes pour rédiger des descriptions efficaces :
- Clarté : Langage simple et compréhensible
- Précision : Informations exactes et vérifiées
- Concision : Essentiel sans être exhaustif
- Cohérence : Même style et niveau de détail
- Objectivité : Faits, pas d'interprétation
4.4 Outils d'Inventaire
Choisir les outils adaptés à votre contexte et vos besoins.
4.4.1 Fiches d'Inventaire
Modèle de fiche d'inventaire
| Champ | Description |
|---|---|
| Cote | Référence archivistique |
| Titre | Intitulé du document |
| Producteur | Service ou personne créatrice |
| Dates | Dates extrêmes |
| Volume | Nombre de pièces, métrage |
| Support | Type de support |
| Localisation | Emplacement physique |
| Description | Contenu et caractéristiques |
| État | État de conservation |
| Observations | Remarques diverses |
4.4.2 Outils Numériques
Avantages des outils numériques :
- Recherche et tri facilités
- Mise à jour en temps réel
- Partage et collaboration
- Export et analyse de données
- Intégration avec autres systèmes
4.4.3 Base de Données d'Inventaire
Structure recommandée pour une base de données :
- Fonds (id, nom, description, dates)
- Séries (id, fonds_id, nom, description)
- Unités (id, série_id, cote, titre, dates, volume, localisation)
- Producteurs (id, nom, type, dates_activité)
- Localisations (id, bâtiment, salle, rayon, étagère, boîte)
4.5 Méthodes d'Inventaire
Différentes méthodes peuvent être utilisées selon le contexte.
4.5.1 Inventaire Systématique
Parcourir le fonds de manière systématique, localisation par localisation.
4.5.2 Inventaire par Série
Grouper les documents par série logique avant d'inventorier.
4.5.3 Inventaire par Échantillonnage
Pour les très grands volumes, inventorier un échantillon représentatif.
4.6 Contrôle Qualité de l'Inventaire
Vérifier régulièrement la qualité des données collectées.
4.6.1 Vérifications à Effectuer
Contrôles qualité
- Complétude : Tous les éléments sont-ils inventoriés ?
- Exactitude : Les informations sont-elles correctes ?
- Cohérence : Les descriptions sont-elles cohérentes ?
- Unicité : Pas de doublons ?
- Traçabilité : Toutes les actions sont-elles documentées ?
4.6.2 Relecture et Validation
Faire relire l'inventaire par une autre personne :
- Vérification d'un échantillon (10-20%)
- Contrôle de la cohérence globale
- Validation des descriptions
- Vérification des cotes et localisations