5. Évaluation et Tri

5.1 Principes de l'Évaluation

L'évaluation consiste à déterminer la valeur et le sort des documents : conservation permanente, conservation temporaire, ou élimination.

5.1.1 Objectifs de l'Évaluation

  • Déterminer la valeur des documents
  • Identifier ceux à conserver définitivement
  • Identifier ceux à conserver temporairement
  • Identifier ceux à éliminer
  • Optimiser la gestion du fonds

5.1.2 Critères d'Évaluation

Type de valeur Description Exemples
Administrative Utilité pour le fonctionnement Contrats, décisions, procédures
Juridique Preuve de droits et obligations Actes notariés, jugements, contrats
Financière Valeur comptable ou fiscale Comptabilité, factures, déclarations
Historique Intérêt pour l'histoire Documents fondateurs, témoignages
Scientifique Valeur pour la recherche Données, études, recherches
Culturelle Patrimoine culturel Documents artistiques, témoignages

5.2 Méthodes d'Évaluation

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour évaluer les documents.

5.2.1 Évaluation par Type de Document

Évaluer selon le type de document et sa fonction :

Grille d'évaluation par type

Type Conservation Délai
Documents fondateurs Définitive Permanent
Décisions importantes Définitive Permanent
Documents courants Temporaire Selon réglementation
Documents intermédiaires Temporaire Délai administratif
Doublons Élimination Immédiat

5.2.2 Évaluation par Critères Multiples

Utiliser une grille de critères pour évaluer chaque document :

Grille d'évaluation

  • Valeur administrative (0-5)
  • Valeur juridique (0-5)
  • Valeur historique (0-5)
  • Valeur scientifique (0-5)
  • Rareté (0-3)
  • Complétude (0-3)
  • État de conservation (0-3)

Score total : 0-29

  • 20-29 : Conservation définitive
  • 10-19 : Conservation temporaire
  • 0-9 : Évaluation approfondie ou élimination

5.3 Processus de Tri

Le tri consiste à séparer les documents selon leur sort final.

5.3.1 Catégories de Tri

  1. Conservation définitive

    Documents à valeur permanente, à conserver indéfiniment

  2. Conservation temporaire

    Documents à conserver pour une durée déterminée

  3. Élimination

    Documents sans valeur, doublons, obsolètes

  4. À évaluer

    Documents nécessitant une évaluation approfondie

5.3.2 Méthode de Tri

Procédure recommandée :

  1. Préparation

    Préparer les espaces de tri, les conteneurs, les étiquettes

  2. Évaluation

    Évaluer chaque document selon les critères définis

  3. Classement

    Placer chaque document dans la catégorie appropriée

  4. Documentation

    Consigner les décisions de tri

  5. Validation

    Faire valider les décisions importantes

5.4 Identification des Doublons

Identifier et gérer les doublons est essentiel pour optimiser le fonds.

5.4.1 Types de Doublons

  • Doublons exacts : Documents identiques
  • Doublons partiels : Versions différentes du même document
  • Doublons fonctionnels : Même information sous forme différente

5.4.2 Gestion des Doublons

Règles de gestion :

  • Conserver l'exemplaire en meilleur état
  • Conserver l'exemplaire le plus complet
  • Conserver l'exemplaire original si possible
  • Documenter les éliminations
  • Vérifier qu'il s'agit bien de doublons avant élimination

5.5 Identification des Lacunes

Repérer les documents manquants ou les séries incomplètes.

5.5.1 Méthodes d'Identification

  • Comparaison avec les inventaires antérieurs
  • Analyse de la cohérence des séries
  • Recherche de références croisées
  • Consultation des producteurs
  • Vérification des registres et index

5.5.2 Documentation des Lacunes

Documenter chaque lacune identifiée :

Informations à consigner

  • Nature de la lacune (document manquant, série incomplète)
  • Période concernée
  • Importance (critique, importante, mineure)
  • Hypothèses sur la cause
  • Actions possibles pour combler

5.6 Décisions d'Élimination

Les décisions d'élimination doivent être prises avec précaution et documentées.

5.6.1 Précautions

Attention : L'élimination est irréversible. Vérifier soigneusement avant d'éliminer.
  • Vérifier les délais de conservation réglementaires
  • Consulter les responsables concernés
  • Vérifier qu'il n'y a pas de valeur historique
  • Documenter toutes les éliminations
  • Obtenir les autorisations nécessaires

5.6.2 Procédure d'Élimination

  1. Établir la liste des documents à éliminer
  2. Faire valider par les responsables
  3. Obtenir les autorisations réglementaires
  4. Documenter l'élimination (bordereau d'élimination)
  5. Procéder à l'élimination de manière sécurisée
  6. Mettre à jour l'inventaire
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