6.1 Principes du Classement
Le classement organise les documents de manière logique et cohérente pour faciliter leur recherche et leur gestion.
6.1.1 Principes Fondamentaux
- Respect des fonds : Ne pas mélanger les fonds
- Respect de la provenance : Grouper par producteur
- Respect de l'ordre original : Préserver l'organisation d'origine
- Cohérence : Appliquer les mêmes règles partout
- Évolutivité : Permettre l'ajout de nouveaux documents
6.1.2 Niveaux de Classement
Structure hiérarchique recommandée :
| Niveau | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Fonds | Ensemble complet | Archives de la Direction générale |
| Série | Groupe thématique | Série Administration |
| Sous-série | Subdivision de série | Sous-série Personnel |
| Dossier | Ensemble sur un sujet | Dossier recrutement 2020 |
| Pièce | Document individuel | Contrat de travail n°123 |
6.2 Méthodes de Classement
Différentes méthodes peuvent être utilisées selon le contexte.
6.2.1 Classement Chronologique
Organisation par date, du plus ancien au plus récent.
Avantages
- Simple et intuitif
- Respecte l'ordre temporel
- Facilite la recherche par période
Inconvénients
- Peut disperser les dossiers thématiques
- Moins adapté aux recherches par sujet
6.2.2 Classement Thématique
Organisation par sujet ou thème.
Avantages
- Regroupe les documents par sujet
- Facilite la recherche thématique
- Respecte la logique métier
6.2.3 Classement par Producteur
Organisation selon le service ou la personne créatrice.
6.2.4 Classement Mixte
Combinaison de plusieurs méthodes selon les niveaux.
Exemple
Niveau 1 : Par producteur (Service A, Service B)
Niveau 2 : Par thème (Personnel, Finances)
Niveau 3 : Par date (2020, 2021, 2022)
6.3 Plan de Classement
Le plan de classement est la structure logique qui organise le fonds.
6.3.1 Élaboration du Plan
-
Analyse du fonds
Comprendre la structure existante et la logique d'organisation
-
Identification des séries
Définir les grandes séries thématiques ou fonctionnelles
-
Définition des sous-séries
Subdiviser les séries en sous-séries logiques
-
Validation
Faire valider le plan par les responsables
-
Documentation
Rédiger le plan de classement et le diffuser
6.3.2 Structure du Plan
Exemple de plan de classement
Série 1 : Administration
1.1 Organisation et fonctionnement
1.2 Personnel
1.3 Budget et finances
Série 2 : Activités
2.1 Projets
2.2 Partenariats
2.3 Communication
Série 3 : Relations extérieures
3.1 Correspondance
3.2 Relations institutionnelles
6.4 Indexation
L'indexation permet de retrouver rapidement les documents par mots-clés.
6.4.1 Types d'Indexation
| Type | Description | Utilisation |
|---|---|---|
| Indexation libre | Mots-clés libres | Recherche flexible |
| Indexation contrôlée | Thésaurus, liste autorisée | Cohérence, normalisation |
| Indexation automatique | Extraction automatique | Grands volumes |
6.4.2 Éléments à Indexer
Éléments essentiels
- Noms de personnes : Auteurs, destinataires, sujets
- Noms d'organismes : Services, partenaires, institutions
- Lieux : Géographie, adresses
- Thèmes : Sujets, domaines
- Types de documents : Contrats, rapports, etc.
- Dates : Périodes, événements
6.4.3 Règles d'Indexation
- Pertinence : Indexer ce qui est significatif
- Exhaustivité : Couvrir tous les aspects importants
- Cohérence : Utiliser les mêmes termes
- Précision : Termes spécifiques plutôt que génériques
- Normalisation : Respecter les conventions
6.5 Description Archivistique
La description suit les normes archivistiques pour garantir la cohérence.
6.5.1 Norme ISAD(G)
La norme ISAD(G) définit les zones de description :
- Zone d'identification : Cote, titre, dates
- Zone du contexte : Producteur, histoire
- Zone du contenu : Description, structure
- Zone des conditions d'accès : Restrictions
- Zone des sources complémentaires : Liens
- Zone des notes : Informations diverses
6.5.2 Rédaction des Descriptions
Principes de rédaction :
Règles de rédaction
- Langage clair et compréhensible
- Informations factuelles et vérifiées
- Concision sans perdre l'essentiel
- Cohérence dans le style
- Respect des conventions archivistiques
6.6 Outils de Classement
Utiliser des outils adaptés pour faciliter le classement.
6.6.1 Outils Physiques
- Boîtes d'archives standardisées
- Chemises et classeurs
- Étiquettes et marqueurs
- Rayonnages et étagères
- Matériel de conditionnement
6.6.2 Outils Numériques
Logiciels recommandés
- Logiciels de gestion d'archives : Pour l'inventaire et le classement
- Bases de données : Pour structurer les informations
- Outils de recherche : Pour l'indexation et la recherche
- Outils collaboratifs : Pour le travail d'équipe